ВАЖНО! Необходимо четко различать принципиально разные ситуации, которые иногда путают:
- Удаление клиента из группы, в справке здесь.
- Удаление клиента из раздела Главная > Клиенты (далее на иконку мусорной корзинки)
- Удаление абонемента, в справке здесь
- Возврат абонемента клиенту
Здесь мы рассмотрим именно возврат абонемента клиенту.
Примечание. Возврат абонемента с нулевой стоимостью (например, на пробное занятие) невозможен, т.к. невозможно вернуть 0 рублей. Поэтому в данном случае его можно только удалить пользователю с правами руководителя.
В разных школах и центрах используется различные логики возврата абонементов клиентам. Выделим две:
- Возврат пропорционально стоимости занятия.
- Возврат через смену абонемента.
Пример, чтобы понять разницу: клиент приобрел абонемент на 8 занятий за 3000р, отходил 2 и попросил вернуть деньги за оставшиеся занятия в связи с невозможностью заниматься.
Первая логика: т.к. стоимость одного занятия в абонементе 3000 / 8 = 375р, то сумма за оставшиеся 6 занятий, которую мы возвращаем клиенту, равна 375 * 6 = 2250р.
Вторая логика: стоимость одного занятия в разных абонементах разная. В абонементе на 8 занятий она 375р, но фактически клиент использовал абонемент на 2 занятия, в котором, как правило, стоимость занятия выше (по принципу чем больше занятий в абонементе, тем дешевле стоимость каждого из них). Например, у школы или центра есть абонемент на 2 занятия, который стоит 800р, одно занятие в нем стоит 800 / 2 = 400р. - дороже, чем в абонементе на 8 занятий. Соответственно, в рамках этой логики клиенту возвращаются не 3000 - 2*375 = 2250р, а 3000 - 2*400 = 2200р.
Фактически здесь происходит замена абонемента с 8 посещениями на абонемент с 2 посещениями с возвратом клиенту разницы.
Для замены абонемента целиком нужно:
- снять отметки о посещении клиентом,
- вернуть полностью клиенту деньги за абонемент,
- продать клиенту новый абонемент с того числа, когда он реально начался.
Важно! При первом способе возврата абонемента (пропорционально стоимости занятий) мы не можем вернуть деньги за израсходованные занятия, т.е. занятия, которые уже состоялись и на которых клиент или присутствовал, или у него был неуважительный пропуск. Это сделано специально для того, чтобы ваши сотрудники случайно не вернули денег больше, чем они имеют право. В то же время, вы можете сами как школа, как руководитель, решить следовать другим правилам, но изначально по умолчанию в Clients24 сделано именно таким образом, чтобы не возвращать деньги за уже состоявшиеся занятия.
Если вы всё-таки хотите вернуть деньги и за использованное занятие, то нужно снять отметку посещения, кликнув два раза по этой ячейке. Тогда абонемент будет без использованных занятий и можно вернуть полную стоимость.
Посещение клиентом занятия в абонементе, который хочет вернуть
Снятие меток для возвращения полной стоимости абонемента
Рассмотрим ситуацию, когда клиент посетил два занятия и нам нужно вернуть остаток абонемента. Правой кнопкой мыши кликаем на дату предполагаемого возврата напротив клиента. Обращаем внимание, что в нашем примере абонемент должен был закончиться 16.11.
Журнал посещения группы утренний интенсив
Выбираем в первом поле Внести абонемент : Операции - Возврат денег.
Контекстное меню продажи абонемента
Далее выбираем какой именно абонемент возвращаем, если у клиента их несколько. Здесь сразу видна доступность денежных средств, в нашем случае это 1000р. Всего занятий в абонементе было 4, каждое стоимостью 500р, соответственно если два занятия использованы, осталось 2 занятия, т.е. 1000р мы возвращаем. (Напоминаем, если снимите все отметки о посещении, вернуть можно будет всю сумму).
Доступность денежных средств по абонементу
В поле Платеж автоматически ставится доступная сумма. Далее мы можем выбрать тип платежа, которым мы возвращаем, и филиал, в котором делаем возврат. Возможна ситуация, когда деньги поступили в одном филиале, а возвращаем мы в другом. Также система попросит ввести причину возврата.
Пример заполнения формы на возврат абонемента
Сохраняем изменения и видим, что на дате возврата у нас появилась сумма . И абонемент как будто был на два занятия. Начался 05.11. и закончился 09.11.
Отражение возврата абонемента
Абонемент стоил 2000р, вернули мы 1000р за два неиспользованных занятия, соответственно приход 2000р, а расход 1000р, то есть в кассе остаётся 1000р. Внизу в истории изменений появилась запись о возврате, какому клиенту, кто именно вернул, когда с точностью до секунды и минуты и причина, которую вы ввели.
Запись об операции возврата в истории изменений
Примечание. Мы не можем делать возврат абонемента, если по нему есть задолженность. Надо сначала ее погасить. Сделано это специально для предотвращения ошибок сотрудников, когда клиент приобрел абонемент за 3000р, оплатив только его часть, например, 2000р, а через неделю пришел возвращать за него деньги, т.к. у него уважительная причина, которую вы принимаете, и забывчивый администратор отдаст ему 3000р.
Для того, чтобы сделать в данном случае возврат, надо сначала сделать операцию пополнения абонемента на оставшуюся 1000р , как будто ваш клиент пополнил аб-т, а потом вернуть ему 3000р. В итоге и фактически, и в Clients24 вы ему возвращаете 2000р, т.е. ваша касса сходится.