В Clients24 можно ставить задачи на сотрудников, сделать это можно в пункте меню слева - Задачи.
Пункт меню Задачи
В этом пункте меню могут отражаться два типа иконок на иконке Задачи: красная и зеленая с цифрой внутри. Они могут отражаться одновременно. Зеленая - новые задачи (показываются пользователю, в котором он исполнитель), красные - просроченные задачи (показываются исполнителю и автору задачи). Здесь есть два основных правила:
- Если у задачи дата начала выполнения равно сегодня или дата начала меньше сегодня, но дата окончания больше/равно сегодня, и при этом задача находится в колонке со свойством "Новое", то исполнители уведомляются о новой задаче, и сама карточка задачи имеет зеленую заливку.
- Если у задачи дата окончания меньше, чем сегодня, и при этом задача не в колонке с признаком “Сделано или на проверке”, то и исполнители, и автор задачи уведомляется о просроченной задаче, а сама карточка задачи имеет красную заливку.
Два условия должны выполняться одновременно. Т.е. если карточку, у которой дата выполнения = сегодня, перетянуть в другую колонку, то уведомление о новой задаче и зеленая заливки пропадают, тоже самое происходит и при перетаскивании просроченных задач в колонку с соответствующим свойством.
Примечание! Если вы поставили задачу, но не являетесь в ней ответственным, то вам тоже будет показывать, что задача просрочена; если вы автор задачи, но исполнитель не указан, то в иконке эта задача всё равно отразится. Также момент: если вы не автор, и не исполнитель задачи (допустим задачу создал администратор на себя же), тогда эти просроченные задачи не будут учитываться у вас в иконке.
В Дашбоарде находятся колонки, в которых расположены карточки задач. Каждая колонка имеет свое название, например по этапам: Не начато, В работе, Выполнена.
Дашбоард задач
Колонки вы создаете сами, для этого нужно нажать на значок “плюс”, после чего появляется меню добавления колонки, где нужно ввести ее название и системное свойство:
Не задано
Новое - Для задач, которые планируются. Если задача в этой колонке, и ее дата выполнения сегодня, то о ней уведомляется исполнитель.
Сделано или на проверке - Для сделанных задач и задач на этапе проверки.
Добавление новой колонки
Добавляете ее, далее ее можно удалять, переименовывать, а также передвигать, это можно сделать нажав на три точки справа вверху колонки.
Удаление и изменение названия колонки
В каждой колонке находятся карточки задач, соответствующие статусу задачи, то есть если задача сейчас выполняется, то она будет в колонке В работе.
Также в Задачах 3 вида представления:
Все
Я - автор - выводятся все задачи, которые вы сами поставили
Я - исполнитель - выводятся все задачи, в которых вы есть в числе исполнителей.
Чтобы их открыть, нужно кликнуть на “Все задачи” и появляется выпадающий список с этими вариантами представления.
Виды представления
Задачу можно создать разными способами: в дашбоарде задач, в журнале группы, в карточке клиента и на Главной. Для добавления задачи в дашбоарде нужно нажать кнопку “Добавить”.
Создание задачи в Дашбоарде
После чего появляется форма для добавления задачи. Вводим название задачи, можно указать ее описание, выбираем колонку из уже созданных, в которую добавится эта задача. Также можно указать рамки времени, в которых должна быть выполнена задача, в этом случае указываем дату начала и дату окончания задачи. Выбираем исполнителей, исполнитель - это тот, кто должен выполнить эту задачу. Далее указываем группы и клиентов, которые будут привязаны к этой задаче.
Форма добавления задачи
Также есть пункт Дополнительно, нажав на него можно указать приоритет задачи, видимость и цвет. В зависимости от того как установите видимость, тот или иной пользователь сможет или не сможет видеть задачу. То есть если пользователю задача не видна, то на доске задач он ее не видит. При выборе цвета левая грань задачи на доске заливается соответствующим цветом, аналогично заливается левая грань и в самой задаче при ее просмотре.
Пункты Дополнительно при создании задачи
После выбора сохраняем и карточка этой задачи появляется в Дашбоарде в соответствующей колонке и появляется уведомление, что задача поставлена.
Карточка задачи в Дашборде
Для добавления задачи через журнал группы, мы в журнале группы:
- отмечаем галочками клиентов, по поводу которых будет создана задача
- появляется кнопка "Создать задачу".
Добавление задачи в Журнале группы
При нажатии на нее появляется такая же форма для добавления задачи, как и в дашбоарде задач, в которой выделенные клиенты уже привязаны. Заполняем также, как описано выше.
Привязанные клиенты при добавлении задачи
При сохранении задачи из журнала группы также будет появляться синее уведомление, в котором указано название задачи и на кого она поставлена.
Добавление задачи на Главной происходит практически также, как и при добавлении из журнала группы. Мы отмечаем галочками клиентов, по поводу которых будет создана задача и нажимаем на Действия, где уже выбираем Создать задачу. При нажатии появляется такая же форма для добавления задачи, как и в дашбоарде задач, в которой выделенные клиенты уже привязаны. Заполняем также, как описано выше.
Создание задачи на Главной
В карточке клиента просто нужно нажать Действия и выбрать Создать задачу, после чего откроется форма для добавления задачи, в которой этот клиент уже будет привязан.
Добавление задачи в карточке клиента
В карточке задачи находится все, что мы указывали при создании задачи, но указывается не дата создания задачи, а дата исполнения(окончания). Карточки можно перетаскивать в другие колонки, например, если задача была в работе и ее выполнили, можно просто перетащить эту задачу в колонку Выполнено. Клиенты и группы в карточке задачи кликабельны ( для клиента - открывается карточка клиента, для группы - ссылка на журнал группы).
Внешний вид карточки задачи в Дашборде
В открытой задаче будут видны клиенты и группы, которые вы выбирали при создании и комментарии к ним. Если вы выполнили часть задания по клиенту или группе отмечаете это справа в чекбоксе и строка с этим клиентом или группой выделяются светло-зеленым цветом. Также под правой областью выводится полоска с прогрессом выполнения, которая показывает сколько сделано задач (по числу клиентов и групп в этой задаче).
Отражение прогресса выполнения задачи
Задачу можно редактировать, перемещать и удалять. Для этого кликаем на название нужной задачи и она открывается. Здесь в правом углу есть кнопка редактировать.
Задача в развернутом виде
Нажав на редактирование, появляется форма для заполнения, здесь же можно и удалить задачу. Обращаем внимание, что только руководитель может редактировать и удалять все задачи. Остальные пользователи могут редактировать и удалять только свои задачи.
Редактирование задачи
Справа есть пункты, которые можно изменить. Один из них перемещение по колонкам, это будет кнопка "Колонка", при нажатии на которую выпадает меню со списком колонок на доске задач, выбираем нужную и задача перемещается.
Перемещение задачи в колонках из самой задачи
Также можно изменить исполнителей задачи, если активный пользователь был выбран исполнителем, а потом сделан неактивным, он становится красного цвета как в самой задаче, так и на доске задач. Если нажать на галочку, то этот исполнитель исчезнет из списка.
Отражение неактивного исполнителя в задаче
Для того, чтобы сделать пользователя неактивным:
- Заходим в Пользователи
- Пользователь становится неактивным, если нажать на иконку глаза и он станет зачеркнут
Действия для скрытия пользователя
При отметке в самой задаче чекбоксами клиентов, групп, появляется кнопка Действия, с выпадающим пунктом меню: скопировать / переместить в новую задачу.
Действия для переноса/копирования клиентов и групп
При выборе этого пункта появляется окно добавления задачи, в котором уже содержатся выбранные клиенты/группы. Внизу находятся две кнопки: Скопировать в новую задачу и Переместить в новую задачу. Соответственно при нажатии копировать - клиенты/группы копируются, при переместить - перемещаются (с удалением из предыдущей задачи). При этом комментарии в новую задачу не переходят.
Окно копирования/перемещения в новую задачу
24.1. Комментарии в задаче
В задаче есть 3 типа комментариев:
к клиентам
к группам
к самой задаче
Комментарии привязаны к клиенту и к задаче, т.е. когда добавляем в задачу клиента или группу, комментарии не подтягиваются из других задач. Комментарий в задаче к клиенту дублируются в карточке клиента с записью в колонке Тип "Комментарий задачи" (Имя задачи кликабельно и ведет в задачу).
Отражение в карточке клиента комментария задачи
Если мы создаем задачу из журнала группы комментарии к клиенту, оставленные в задаче, дублируются и в журнал группы на дату, когда они сделаны.
24.2 Отражение задач в карточке клиента
В карточке клиента у нас есть пункт Задачи, нажав на который мы видим к каким задачам привязан клиент, а также описание, комментарии и колонка, в которой находится задача. По клику на название задачи открывается сама задача.
Отражение задач в карточке клиента